仕事を上手くやりくりするスキルの１つとして欠かせない習慣は、普段のコミュニケーション。
個の時代といわれる中ではあるが、一人でやるより手は多いほどいいこともある。
出来る上司と出来ない上司の違いからヒント。
心のストレージをやる気で圧迫させないこと。
そんな話。
仕事は「自分１人でやる」よりも「周りを巻き込む」と効率的
わたしの上司は、いわゆる仕事が出来るタイプ。
先日もそのお手並みによって業務を円滑にクリアーした。
内容的には、我社に仕事を発注する取引先の都合で、私たちは仕事を急かされた。
本来なら私たちのいつものやり方やペースで業務が出来るはずだった。
けど、取引先の人が手伝ってくれたお陰で業務が効率化し、結果的に早く終わらせることが出来た。
なぜそんなことが出来たのかというと、
この上司は普段から取引先の担当者とコミュニケーションを取っていたから。
わたしの職場の仕事の進め方は、まず部署にその日の大まかな発注内容が書類で届く。
でも取引先の担当者はその詳細は知らない。たくさんある中の１つがその担当者が持つ業務だから。
そして私たちが、どの仕事から始めるのかも分からない。
例えばもし急いでる中、定食屋で野菜炒め定食を頼んだとしても、
「いいからライスだけ先に出してよ」とはいえないよね。野菜炒めが出来上がる時間がかかってしまいタイムロス。
実際、会社と会社でのやり取りなので、担当者と打ち合わせしなくても仕事は完結する。
でもこの上司はちがう。おしゃべり。
- 今日はこんな感じの仕事内容ですよ
- 今日はこの部分が分からなくて・・・教えてもらえます？
- 昨日は助かりましたよ
早くやった方がいいと思うときでも慌てない。
なぜなら仕事よりも「お互いの状況確認」が大事だと考えているからだ。
そんな話しをする時間があるなら、１つでもタスクをこなせばいいと思うところ。
けどこのロスタイムが後に時短に繋がるのが今回の件で証明された。
そんな他愛もない会話をする様になって何年かすると、
逆に担当者の方から仕事の相談の連絡をして来る様になった。
その困ったとは、依頼した仕事についての電話。
本来は私たちがやる仕事を、担当者のちからを借りることで円滑に仕事ができた。
もし自分達だけでやっていたら、色々と段取りも大変だったし、もっと時間もかかったはず。
このことによるメリットは一杯。
- 取引先の業務を手助けできて
- 担当者のアシストにもなって
- しかも自分たちも楽ができ
- お互いの信頼関係や仲も深まった
そして効率化で空いた時間に上司は仕事を足さず、
「早く終わったし、少し早いけど休憩しちゃおう」
という器量もある。
部下のことも思いやることで、また同じ様なことがあっても、快く協力してくもらえるのだ。
- 取引先の担当者の立場と
- 自分の立場と
- 部下の立場
正に三方良し。
仕事とはいつも上手くいくとは限らない水物。
急に忙しくなったり、予定が変わることも珍しくない。
人はつい、個人プレーで入れた得点こそ価値があると思いがちだ。
けど一人に出来ることは限りがある。
そんな時でも協力し合えるのは、普段の人間関係を作っておくことだと、今回わたしは思い知らされた。
その逆にコミュニティを使わずに、１人の能力を上げるやり方だとどうなるのか。
「断る力」本当に大事な資源を守るための必要な判断
その逆に「仕事に特化」するタイプの上司も居る。
ここで言う仕事に特化とは、受けた仕事をひたすら、とにかくこなすこと。
そのためなら他の部分はどうでもよい意味。
たとえば、あるレストランに行列が出来、ひっきりなしに客が押し寄せたとする。
作っても作っても客のオーダーに追いつかない。
特化タイプの店主は、従業員に休憩時間は無し。
それでも注文があると「喜んで！いま作ります！」ランチタイムが過ぎても店を閉めなかった。
やってるのは人間だから疲れればミスをする。店主に腹を立て手をぬく社員も出て、サービスのクオリティはガタ落ち。
結局味は落ちる。スタッフの対応の悪さも目立ち客離れ。
社員も店主のやり方に我慢できず辞めてしまう始末。
近所に競合店が立ち並び店はつぶれた。
そんな感じ。
この店主の様な特化型がやるべきことは、
「NO！」を伝える意思。
「本日の営業は終了」の決断。
商品のクオリティと社員の心身を守ること。
更に、もしそのレストランが「お客様がセルフで自分のテーブルまでは運ぶスタイル」だとしたらスタッフは、
メニュー作りに専念でき、生産性を上げることができた。
さっきの取引先の担当者が私たちの業務を手伝ってくれた様に。
普段から「お客様に慕われる店主」を心がけた関わりがあったとしたらどうなったのか。
もしかしたら常連さんがメニューの配膳を手伝ってくれたかも知れない。
もしかしたら、冷蔵庫からジュースを取り出して勝手に飲んでくれたかも知れない。
もしかしたら、初めて来たお客さんに水を出してくれたかも知れない。
「何か忙しそうだし、美味しい料理づくりに専念してほしいよね」
やがてこの店は「出来上がった料理を自分で取りに行く」スタイルが出来上がる。
客がスタッフ。
もしかしたらそうなるかも知れない。
いくら自分にやる気があっても、料理作りの生産量を増すには限界がある。
機械化できれば別だが、そうでない場合、人手無しでは難しい。
つまり自分一人だけ頑張っても他の部分を上手くやれなくてはダメなのだ。
スペックだけのスマホは使えない
その「他の部分」こそ重要。
なぜなら仕事に関わる人間には心があるからだ。
仕事をこなすことに最適化する業務スタイルとは、どういう意味なのか。
例えば、どのメーカーの最新機種よりもスペックが１００倍のスマホ。
ただし、ストレージは使うことが出来ないとする。
ストレージとは容量のこと。その中身は、
- OS:ファームウェア（スマホを動かすシステム）
- 各種アプリ
- 画像・ビデオ・音楽・ドキュメントなどのファイル
- その他（既に不要なファイル）
などストレージにはそれぞれ色んなデータが混在している。
もしストレージの容量が、ファームウェアと仕事アプリだけだとしたらどうなのか。
- 音楽は聴けず保存できない
- 動画は観れず作れず保存できず
- 書類を見れず作成できず保存できない
そのスマホで動くのは「仕事」に関するモノだけ。
彼のストレージの中身とは、
- 仕事に対する「やる気」というファームウェアと
- 仕事の「能力」という仕事アプリ
この２つしか存在しない。
「ちょっと休憩しないですか？」と部下に言われても、
「は？仕事でしょ？」と聞く耳がない。だって彼の頭の中は仕事しかないんだもん。
「仕事」というアプリしかない。
ゲーム機でいうなら、最新のプレステだけど仕事というソフトしか使えないってこと。
毎日毎回同じゲーム。それが面白いのか？
心のストレージには「色んな種類のアプリ」を入れよう
ではストレージを1億ギカに増やせば心に余裕ができるんじゃないの？と思っても、
スペースが増えればまた仕事に関するアプリをインストールしてしまう。
「遊び」や「会話」や「いたわり」というアプリを入れることはない。
アイディアとは異なるモノどうしの組み合わせで生まれるもの。
いくら点が増えても同じカテゴリーだけでは画期的なアイディアは生まれにくい。
言い換えればタイヤの無い高性能なエンジンだけの車。
超高速な乗り物だけど「座る席が無い」ってこと。
頼んで５分で届くピザ宅配。けど中身はぐちゃぐちゃ。届けたら店にとんぼ返り。
そして配達先で偶然見つけた景色にも気づくことはない。
その美しい景色を撮影し、誰かと共有する発想も無い。
もし彼の中に「息抜き」や「余裕」というアプリがあれば、
「へぇ〜。この家の裏から見る海って最高じゃん！」
そう思えればここで海の記念写真を撮っただろう。そして後で誰かに見せることが出来るし会話ネタにもなる。
そんな些細なことの積み重ねが絆を深めていくと言うのに。
確かに仕事に特化した生き方は、サクサク動けるかも知れない。
けどそれによって本当に仕事を円滑に処理できるのだろうか？
それが、ただの仕事を動かくためだけの装置だとしたらどうなのか。
多くの人々と関わるチームで仕事を回す業務の場合、
仕事の円滑さとは自発的な連携プレーが鍵になる。
円滑に動かすオイルとは仕事以外の関わり方ではないだろうか。
そして自分の心のストレージの容量を、できるだけ圧迫させないためにやるべきことは、
「他の部分が入るスペース」を増やすには、業務ばかりではダメ。
時には「任務の容量」を減らすことも必要だ。
機械と違って、人のストレージには限界がある。
任務の容量を減らして空いたスペースには「対話」や「思いやり」を入れること。
仕事バカより、無駄話バカになれ。
そんな学びがありました。
おわりに
相手に何かを頼まれる関係を自ら創り上げることで、仕事は円滑に回すことが出来る。
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